所在位置:首页 > 管理机构 > 办公室
办公室
发布日期:2011/03/09    浏览量:

一.院办公室是院领导的办事机构,主要做好上传下达、调查研究、督促检查和综合协调等方面的工作;

二.负责院务会议、全院性行政会议和院职能部门联席会议的会务工作,并对会议决议执行情况进行跟踪、反馈信息;

三.负责草拟院年度工作总结和院长工作报告以及大事记、年鉴、综合性报告等;

四.负责起草、审核和印发院文件,文件的收发、传递、催办及文件整理和归档;

五.负责院行政印章的管理,院属单位印章的刻制和回收;

六.负责院级对外接待工作;

七.负责外事管理和接待工作;

八.负责外贸业务管理和电子商务开拓工作;

九.负责院保密委员会办公室日常工作和科技交流保密提醒制度规定的相关工作;

十.负责院知识产权保护管理办公室日常工作;

十一.归口管理院电讯网络中心,负责院局域网信息的审核、统计工作;

十二、负责院职能部门公务用车、用餐和办公物品采购及发放等院公共财政支出项目的管理;

十三、负责办公大楼、学术厅的管理;

十四、负责组织全院制度和政策执行情况年度检查工作;

十五、负责全院公费订阅报刊杂志的征订、审批及汇总。

 

院办公室业务办理程序:

一、院发文办理程序

(一)主办部门拟稿;

(二)相关部门会审;

(三)主办部门填写《发文处理表》并呈送主管院领导会签;

(四)主办部门将《发文处理表》和公文稿送交院办主任核稿;

(五)文书处理人员将已核公文稿呈送院长签发;

(六)文书处理人员对公文稿进行登记、编发文号;

(七)院办主任对公文稿进行复核;

(八)文书处理人员对公文进行打印、缮印、用印和分发。

注:若公文事项未涉及其它部门,则程序(二)可省略。

二、院收文办理程序

(一)由院机要交通员到市公文交换站签收上级机关、其它单位交换给我院的公文,交由文书处理人员进行登记。院领导和部门领导及其他人员,通过参加会议和其它办事渠道领取的公文,回院后交回给文书处理人员进行登记处理。

(二) 对收到的公文进行登记、编号,交由院办主任提出拟办意见,送院领导批示。

(三)经院领导批示后的文件,立即交承办单位进行办理。承办单位收到交办的公文后应当及时办理,确有困难的,应当及时说明。对不属于本部门职权范围或不宜由本单位办理的应当及时退回文书处理人员并说明理由。

(四)送院领导批示或交有关部门办理的公文,院办公室负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

三、院公章使用办理程序

(一)广州有色金属研究院印章:

1、经办人填写《院章使用登记表》,并注明盖章事由;

2、本单位(部门)领导对盖章事由及所需的材料进行审核,并在《院章使用登记表》上签署意见和签字;
3
、经办人将《院章使用登记表》送交主管院领导或院长审批;

4、经办人将《院章使用登记表》和需盖章的材料送院办负责盖章的人员办理。院办视盖章材料的重要程度保留一份备案。

(二)院办公室印章

1、经办人按要求填写介绍信、证明信或需用印的其它事项内容;

2、介绍信、证明信或需用印的材料由本单位(部门)领导审核签字;

3、经办人填写《院办公室印章使用登记表》,交院办领导审批签字;

4、凭经审批的《院办公室印章使用登记表》,将需用印的材料交院办盖章的人员办理。

(三)南方有色金属发展公司印章

1、经办人员填写《南方公司盖章审批表》,并注明盖章事由;

2、本单位(部门)领导对盖章事由及所需用印的材料进行审核并在《南方公司盖章审批表》上签署意见和签字;

3、院办公室领导对盖章事由及所需盖章的所有材料进行复核签字;

4、院领导对盖章事由进行审批签字;

5、经办人员将《南方公司盖章审批表》和所需盖章的材料交院办负责盖章的人员办理。

四、公文交换办理程序

将已密封好的公文送到院办公室机要员进行登记签收,统一送到公文交换站进行交换;密件必须告知机要员进行登记编号并标明密级;交寄人事档案必须贴好密封条、盖好密封章,交由院机要员登记编号签收,送到省机要通信局进行交寄。根据公文交换站的要求,在公文交换站只能进行公文交换,其它任何信件、贺年卡、照片、挂历等物品,不得在公文交换站交换,院机要员有权拒收。

五、机关职能部门公务接待院外用餐的申请及票据报销程序

(一) 接待单位经办人需填写《机关职能部门公务接待用餐申请表》,经部门负责人签字后报主管院领导审批;

(二)用餐发票需接待单位三人签名(原则上是经办人、证明人及部门负责人签名),并将发票按面额大小贴好交院办统一办理报销手续;

(三)如需用支票支付公务用餐费用,接待单位经办人凭审批后的用餐申请单到院办办理领用支票手续,用餐发票经三人签名后交院办统一办理销帐手续。

六、印章刻制与管理程序

(一)院属各单位因工作需要刻制公章,需填写申请表后报主管院领导审批。

(二)申请单位必须严格遵守院有关印章使用的管理规定,印章须有专人保管,对合同章,行政章等使用等要登记备案。

(三)所有印章须到院办公室办理备案手续。

七、机关职能部门办公用品申购、领用程序

(一)按要求填写《办公用品、器材购置申请表》,经部门负责人签字后于每月25日(节假日延顺)报送院办审批;

(二)计划外的办公设备、器材申购须经院长审批,计划内的经费专款专用,未经院长批准,不得调剂使用;

(三)各部门指定专人到院办办理领用登记手续,由办公用品管理员负责发放。

(四)属于固定资产的办公品(1000元以上,使用期一年以上)需办理固定资产入库手续;

(五)贵重或能回收的办公用品(硒鼓、墨盒、碳粉盒、电脑配件、打印机等),领用时实行以旧换新。

八、出口核销单的领用及回单办理程序

(一)签定产品出口合同的同时向院进出口业务主管进行出口合同的报备,明确产品的品名、产品出口的目的地、产品的数量、单价、出口的日期、口岸等;

()产品发货前一个星期,将货物出口的日期及口岸通知管理和发放出口核销单的工作人员;

(三)产品出口前仔细填写《出口核销单申领表》,经所在单位负责人审核签字,院主管部门负责人审核签字,附上相应的出口合同到管理和发放出口核销单的工作人员处领用出口核销单;

(四)产品出口日起30天内必须返回出口核销单,返回出口核销单时须附上出口关单(出口核销联和出口退税专用联)、出口发票、出口合同及相关的出口文件;

(五)产品出口后,出口单位必须及时、积极地催回货款并将收汇情况及时告知院进出口业务主管,以便办理相应的出口核销及出口退税手续;

()院属单位应固定领用和管理出口核销单人员,并对已领用的出口核销单进行妥善的保管和有效的跟踪。

九、进口核销和付汇办理程序

(一)签定进口合同的同时向院进出口业务主管进行出口合同的报备,明确进口产品及其的用途、进口国、进口的数量、单价和进口日期等;

(二)进口货物到岸并检测合格时向院进出口业务主管申请进口付汇;

(三)进口付汇所需的文件有:进口付汇的申请报告、院内部转帐支票、进口发票、进口关单、进口合同及相关货物进口文件;

(四)相关的进口文件经所属单位领导审核签字、院进出口业务主管审核签字、院长审核签字后,相关业务人员按国家相关政策、领导审核意见办理进口付汇、核销。

十、因公临时出国护照及签证办理流程

因公临时出国需通过年度计划报批、院内审批、广东省外事办公室(以下简称省外办)审批、申办护照及签证等手续。办理流程如下

(一) 各单位每年12月上旬将下一年度因公临时出国(境)计划报送院办公室,经院长批示后,统一上报省外办。厅级领导干部年度计划还需报主管省领导批准。计划内容应包括:出访人员、出访任务、出访时间,出访国家、邀请方、经费来源及预算等。

(二)出访人员向院办公室提交出访申请,所需的资料清单见下。出访一国的团组原则上须至少提前3个月提交出访申请,出访两国及三国的团组原则上须至少提前4个月提交出访申请。若因预留的时间不足而不能及时取得护照、签证,延误出访,责任由出访人自负。院办公室受理申请后,上报院外事主管院领导批示。

资料清单:

1.因公出国(境)申请审批表 由申请单位正职签署意见。单位正职出访由单位副职签署意见。

2.出访申请报告 由经办人签名,申请单位正职(单位正职出访由单位副职签署意见)及单位主管院领导签署意见。

3.邀请信及中文翻译件  院本部各单位邀请信上的单位名称为:广东省工业技术研究院(广州有色金属研究院),对应英文:Guangdong General Research Institute of Industrial Technology (Guangzhou Research Institute of Non-ferrous Metals);独立法人单位则为独立法人单位名称。各国邀请信要求登录省外办网站查询http://www.gdfao.gov.cn/Category_210/Index.aspx,以省外办最新更新的为准。

注:办理审批时可使用邀请信电子扫描件,办理签证时是否需要原件根据各国要求而定。

4.身份证复印件一式二份  新版身份证正反两面复印在一张A4纸上。若非广州市身份证,需到人事处开具“在职证明”。

5.行程安排  以从中国大陆(广州或北京、上海等)出发的出境日期为第一天,抵达中国大陆(广州或北京、上海等)的入境日期为最后一天,国外城市间往来需注明。每天的任务事项要有具体的内容和目的。具体要求详见附件行程安排

6.出访费用说明  具体各项费用执行规定及各国(地区)费用开支标准遵照《省直党政机关和事业单位因公临时出国经费管理办法》(粤财行〔201432号)执行。

7. 因公临时出国人员备案表

8. 个人情况表

9. 阳光出访前公示表

10. 涉密人员进行登记和签署相关承诺书

(三 )出访人员将出访费用说明因公临时出国(境)任务和预算审批意见表交财务处审核,并在出访费用说明上加盖财务专用章后交回院办公室。

(四)阳光出访前公示  在院部内网上公示出访相关情况,公示时间不少于5个工作日。

(五)申办因公出国任务批件  院内审批完成后按照干部管理权限,报组织人事部门备案,并根据相关规定向有关主管部门报批。处级及以下人员由省外办审批;厅级领导需先请示主管副省长,再由省外办呈报省政府审批。审批通过后,省外办出国管理处出具因公出国任务批件。

(六)院办公室向省外办预约后,出访人员凭本人二代身份证原件及预约单或预约短信到省外办护照签证处完成指纹信息采集工作。省外办指纹信息采集点在广州市沙面北街75号省外办护照签证处二楼212室。采集指纹和出国任务审批无关,出访人员可提前预约指纹采集。

(七)申办护照及签证  院办公室凭省外办签发的《广东省因公出国任务批件》及以下资料向省外办护照签证处办理护照及签证,免签国则办理出境纸。

1.因公出国护照照片及回执 提供数字相片回执及大一寸白底照片一张。要求照相馆将照片传至www.mrtdephoto.net 获得回执。请用签字笔在回执上签名(不要超出边框外),该签名将直接打印在电子护照上。回执为黑白打印,不要折叠。相片背面用铅笔或圆珠笔清晰书写出访人姓名。

2.签证照片 根据各国签证要求(登录省外办网站查询http://www.gdfao.gov.cn/Category_210/Index.aspx,以省外办最新更新的为准。)。注意保留照片电子版。

3.签证信息表,院办公室提供,出访人填写后返回电子版

4.其他资料 根据各国签证要求(登录省外办网站查http://www.gdfao.gov.cn/Category_210/Index.aspx,以省外办最新更新的为准。)

注:如同时前往两个及以上申根成员国,应向停留时间最长的成员国申办签证;停留时间相同时,向前往的第一个国家申请签证;申请美国签证需要去美领馆面谈;申请英国签证需要去英领馆打指模;去印度参加国际会议需要印度外交部、内政部批文。

(八)护照及签证办理完毕后,院办公室通知出访人员办理护照领用手续。

(九)护照签证办理完毕后,出访人员到院财务处办理差旅费借款、机票汇款等手续;回国后及时到院财务处办理经费核销手续。请参照粤财行〔201432号文相关规定办理。

(十)出访人员回国后3个工作日内将因公护照交回院办公室,由院办公室交到省外办护照签证处查验。因公护照由院办公室统一保管。

(十一)出访人员在回国后10个工作日内提交出访报告,报告将公示在院部内网上。出访报告的内容包括:出访人员信息、出访时间、出访国家、出访内容、出访成果及对出访前公示内容的实际执行情况等 

                                         

十一、因公赴港澳办理通行证及签注办理流程

因公赴港澳需通过年度计划报批、院内审批、广东省港澳事务办公室(以下简称省港澳办)审批、申办通行证及签注等手续。

(一) 各单位每年12月上旬将下一年度因公临时出国(境)计划报送院办公室,由院办公室报院长批示。

(二)出访人员将以下申请资料交给院办公室,由院办公室上报院外事主管院领导批示。须至少提前1个月提交出访申请。

申请资料:

1.因公出国(境)申请审批表  由申请单位正职签署意见。单位正职出访由单位副职签署意见。

2.出访申请报告  申请单位正职(单位正职出访由单位副职签署意见)及单位主管院领导签署意见。

3.邀请信扫描件及翻译件(如为外文邀请信)院本部各单位邀请信上的单位名称为:广东省工业技术研究院(广州有色金属研究院), 对应英文:Guangdong General Research Institute of Industrial Technology (Guangzhou Research Institute of Non-ferrous Metals)。独立法人单位为独立法人单位名字。

4.身份证复印件  新版身份证正反两面复印在一张A4纸上。 申办人原户籍在外省的,如已调动到广东省工作但尚未更换身份证,提供广东省的户口簿复印件;如户口及身份证显示为外省则需提供任职单位的有效聘用合同复印件及所在地公安部门颁发的《居住证》复印件。

5.因公临时赴港澳人员备案表

6.大一寸白底或浅蓝底彩色近照3  不需要相片回执,相片背面用铅笔或圆珠笔清晰书写出访人姓名。头像过大或过小、歪头或侧面艺术照、人像模糊、发型发色怪异、戴围巾、多年旧照或翻拍旧照、一次成像等照片均不得使用;照片具体尺寸参考以下规格:48毫米×33毫米,其中头部宽度:2124毫米,头部长度:2833毫米。

7.因公往来港澳事项登记卡  需将身份证正反面清晰地复印在表中,不能将身份证缩小复印。

8.个人情况表

9.涉密人员进行登记和签署相关承诺书。

 10.阳光出访前公示表

(三 )出访人员将因公临时出国(境)任务和预算审批意见表交院财务处审核。

(四)阳光出访前公示  在院部内网上公示出访相关情况,公示时间不少于5个工作日。

(五)办理报批和办证业务  院内审批完成后按照干部管理权限,报组织人事部门备案,并根据相关规定向有关主管部门报批。处级及以下人员由省港澳办审批;厅级领导需先请示主管省领导,再由省港澳办呈报省政府审批。审批通过后,省港澳办出具因公赴港澳任务批件并制作证件。

(六)因公赴港澳通行证及签注办理完毕后,院办公室通知出访人员办理通行证领用手续。

(七)因公赴港澳通行证及签注办理完毕后,出访人员到院财务处办理差旅费借款等手续;从港澳返回后及时到院财务处办理经费核销手续。请参照粤财行〔201432号文相关规定办理。

(八)出访人员返回后3个工作日内将因赴港澳通行证交回院办公室统一保管。

(九)出访人员在回国后10个工作日内提交出访报告,报告将公示在院部内网上。出访报告的内容包括:出访人员信息、出访时间、出访内容、出访成果及对出访前公示内容的实际执行情况等。

 

十二、因公赴台湾地区通行证及签注办理流程

因公赴台湾地区需通过年度计划报批、院内报批、广东省人民政府台湾事务办公室(以下简称省台办)审批、申办通行证及签注等手续,须至少提前6个月提交出访申请。

(一) 各单位每年12月上旬将下一年度因公临时出国(境)计划报送院办公室,由院办公室报院长批示。

(二)出访人员将以下申请资料交给院办公室,由院办公室上报院外事主管院领导批示。

申办资料:

1.因公出国(境)申请审批表  由经办人签名,申请单位正职签署意见。单位正职出访由单位副职签署意见。

2.出访申请报告 由经办人签名,申请单位正职(单位正职出访由单位副职签署意见)及单位主管院领导签署意见。

3.邀请信(原件)及翻译件(如为外文邀请信) 院本部各单位邀请信上的单位名称为:广东省工业技术研究院(广州有色金属研究院),对应英文:Guangdong General Research Institute of Industrial Technology (Guangzhou Research Institute of Non-ferrous Metals)。独立法人单位为独立法人单位名字。

4.行程安排(原件)

5.邀请方简介(原件)

6.赴台人员名单

7.个人情况表

8.因公临时赴台人员备案表

9.身份证复印件一式二份  正反面印在同一张A4纸上

10. 涉密人员进行登记和签署相关承诺书。

(三 )出访人员将因公临时出国(境)任务和预算审批意见表交院财务处审核。

(四)阳光出访前公示  在院部内网上公示出访相关情况,公示时间不少于5个工作日。

(五)申办赴台批件  院内审批完成后,由院办公室上报省台办审批,参加国际会议的由省台办上报国台办审批。主管部门审批通过后出具赴台批件。

(六)申办台湾地区入出境许可证(入台证)。出访人提前联系邀请单位办理入台证,并寄原件。

(七)办理赴台通行证及签注    提交以下资料:

 1.提交填写完整的大陆居民往来台湾地区申请审批表。表格从广东省出入境政务服务网上下载。

2.相片回执及照片1(蓝底,大小:48mm×33mm)。回执签名处需出访人本人亲自签名。

3.台湾地区入出境许可证原件及复印件

4.户口本原件及复印件(将户主页与出访人本人登记卡页复印在一张A4纸上)。

5.身份证原件及复印件

6.非广州市户口,需到院人事处“在职证明”

(八)赴台通行证及签注办理完毕后,院办公室通知出访人员办理领用手续。

(九)赴台通行证及签注办理完毕后,出访人员到院财务处办理差旅费借款等手续;从台湾返回后及时到院财务处办理经费核销手续。请参照粤财行〔201432号文相关规定办理。

(十)出访人员返回后3个工作日内将因赴台通行证交回院办公室统一保管。

(十一)出访人员在回国后10个工作日内提交出访报告,报告将公示在院部内网上。出访报告的内容包括:出访人员信息、出访时间、出访内容、出访成果及对出访前公示内容的实际执行情况等。

 

 

 

 

附件: 

1、涉密人员相关表格.doc

2、出访费用说明.docx

3、赴台人员名单(无需盖章及签名).doc

4、个人情况表.docx

5、行程安排表.docx

6、厅级干部出国绩效评估表.doc

7、阳光出访前公示.docx

8、因公出国(境)申请审批表.doc

9、因公临时出国人员备案表.doc

10、因公临时赴港澳人员备案表.doc

11、因公临时赴台人员备案表.docx

12、因公往来港澳事项登记卡.doc

13、粤财行【2014】32号 因公临时出国(境)经费管理办法.pdf

  14、出访申请报告.docx

15、院因公出临时国(境)管理办法.pdf

广东省工业技术研究院(广州有色金属研究院)  地址:广州市天河区长兴路363号大院
电话:020-37238100 37238622   传真:37238510   E-mail:gzrinm@mail.gzrinm.com
版权所有 (C) 2010 广州有色金属研究院  粤ICP备05108367号