办公室
发布日期：2011/03/09 浏览量：
一．院办公室是院领导的办事机构，主要做好上传下达、调查研究、督促检查和综合协调等方面的工作；
二．负责院务会议、全院性行政会议和院职能部门联席会议的会务工作，并对会议决议执行情况进行跟踪、反馈信息；
三．负责草拟院年度工作总结和院长工作报告以及大事记、年鉴、综合性报告等；
四．负责起草、审核和印发院文件，文件的收发、传递、催办及文件整理和归档；
五．负责院行政印章的管理，院属单位印章的刻制和回收；
六．负责院级对外接待工作；
七．负责外事管理和接待工作；
八．负责外贸业务管理和电子商务开拓工作；
九．负责院保密委员会办公室日常工作和科技交流保密提醒制度规定的相关工作；
十．负责院知识产权保护管理办公室日常工作；
十一．归口管理院电讯网络中心，负责院局域网信息的审核、统计工作；
十二、负责院职能部门公务用车、用餐和办公物品采购及发放等院公共财政支出项目的管理；
十三、负责办公大楼、学术厅的管理；
十四、负责组织全院制度和政策执行情况年度检查工作；
十五、负责全院公费订阅报刊杂志的征订、审批及汇总。
院办公室业务办理程序：
一、院发文办理程序
（一）主办部门拟稿；
（二）相关部门会审；
（三）主办部门填写《发文处理表》并呈送主管院领导会签；
（四）主办部门将《发文处理表》和公文稿送交院办主任核稿；
（五）文书处理人员将已核公文稿呈送院长签发；
（六）文书处理人员对公文稿进行登记、编发文号；
（七）院办主任对公文稿进行复核；
（八）文书处理人员对公文进行打印、缮印、用印和分发。
注：若公文事项未涉及其它部门，则程序（二）可省略。
二、院收文办理程序
（一）由院机要交通员到市公文交换站签收上级机关、其它单位交换给我院的公文，交由文书处理人员进行登记。院领导和部门领导及其他人员，通过参加会议和其它办事渠道领取的公文，回院后交回给文书处理人员进行登记处理。
（二） 对收到的公文进行登记、编号，交由院办主任提出拟办意见，送院领导批示。
（三）经院领导批示后的文件，立即交承办单位进行办理。承办单位收到交办的公文后应当及时办理，确有困难的，应当及时说明。对不属于本部门职权范围或不宜由本单位办理的应当及时退回文书处理人员并说明理由。
（四）送院领导批示或交有关部门办理的公文，院办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
三、院公章使用办理程序
（一）广州有色金属研究院印章：
1、经办人填写《院章使用登记表》，并注明盖章事由；
2、本单位（部门）领导对盖章事由及所需的材料进行审核，并在《院章使用登记表》上签署意见和签字；
3、经办人将《院章使用登记表》送交主管院领导或院长审批；
4、经办人将《院章使用登记表》和需盖章的材料送院办负责盖章的人员办理。院办视盖章材料的重要程度保留一份备案。
（二）院办公室印章
1、经办人按要求填写介绍信、证明信或需用印的其它事项内容；
2、介绍信、证明信或需用印的材料由本单位（部门）领导审核签字；
3、经办人填写《院办公室印章使用登记表》，交院办领导审批签字；
4、凭经审批的《院办公室印章使用登记表》，将需用印的材料交院办盖章的人员办理。
（三）南方有色金属发展公司印章
1、经办人员填写《南方公司盖章审批表》，并注明盖章事由；
2、本单位（部门）领导对盖章事由及所需用印的材料进行审核并在《南方公司盖章审批表》上签署意见和签字；
3、院办公室领导对盖章事由及所需盖章的所有材料进行复核签字；
4、院领导对盖章事由进行审批签字；
5、经办人员将《南方公司盖章审批表》和所需盖章的材料交院办负责盖章的人员办理。
四、公文交换办理程序
将已密封好的公文送到院办公室机要员进行登记签收，统一送到公文交换站进行交换；密件必须告知机要员进行登记编号并标明密级；交寄人事档案必须贴好密封条、盖好密封章，交由院机要员登记编号签收，送到省机要通信局进行交寄。根据公文交换站的要求，在公文交换站只能进行公文交换，其它任何信件、贺年卡、照片、挂历等物品，不得在公文交换站交换，院机要员有权拒收。
五、机关职能部门公务接待院外用餐的申请及票据报销程序
（一） 接待单位经办人需填写《机关职能部门公务接待用餐申请表》，经部门负责人签字后报主管院领导审批；
（二）用餐发票需接待单位三人签名（原则上是经办人、证明人及部门负责人签名），并将发票按面额大小贴好交院办统一办理报销手续；
（三）如需用支票支付公务用餐费用，接待单位经办人凭审批后的用餐申请单到院办办理领用支票手续，用餐发票经三人签名后交院办统一办理销帐手续。
六、印章刻制与管理程序
（一）院属各单位因工作需要刻制公章，需填写申请表后报主管院领导审批。
（二）申请单位必须严格遵守院有关印章使用的管理规定，印章须有专人保管，对合同章，行政章等使用等要登记备案。
（三）所有印章须到院办公室办理备案手续。
七、机关职能部门办公用品申购、领用程序
（一）按要求填写《办公用品、器材购置申请表》，经部门负责人签字后于每月25日（节假日延顺）报送院办审批；
（二）计划外的办公设备、器材申购须经院长审批，计划内的经费专款专用，未经院长批准，不得调剂使用；
（三）各部门指定专人到院办办理领用登记手续，由办公用品管理员负责发放。
（四）属于固定资产的办公品（1000元以上，使用期一年以上）需办理固定资产入库手续；
（五）贵重或能回收的办公用品（硒鼓、墨盒、碳粉盒、电脑配件、
打印机等），领用时实行以旧换新。
八、出口核销单的领用及回单办理程序
（一）签定产品出口合同的同时向院进出口业务主管进行出口合同的报备，明确产品的品名、产品出口的目的地、产品的数量、单价、出口的日期、口岸等；
(二)产品发货前一个星期，将货物出口的日期及口岸通知管理和发放出口核销单的工作人员；
（三）产品出口前仔细填写《出口核销单申领表》，经所在单位负责人审核签字，院主管部门负责人审核签字，附上相应的出口合同到管理和发放出口核销单的工作人员处领用出口核销单；
（四）产品出口日起30天内必须返回出口核销单，返回出口核销单时须附上出口关单（出口核销联和出口退税专用联）、出口发票、出口合同及相关的出口文件；
（五）产品出口后，出口单位必须及时、积极地催回货款并将收汇情况及时告知院进出口业务主管，以便办理相应的出口核销及出口退税手续；
(六)院属单位应固定领用和管理出口核销单人员，并对已领用的出口核销单进行妥善的保管和有效的跟踪。
九、进口核销和付汇办理程序
（一）签定进口合同的同时向院进出口业务主管进行出口合同的报备，明确进口产品及其的用途、进口国、进口的数量、单价和进口日期等；
（二）进口货物到岸并检测合格时向院进出口业务主管申请进口付汇；
（三）进口付汇所需的文件有：进口付汇的申请报告、院内部转帐支票、进口发票、进口关单、进口合同及相关货物进口文件；
（四）相关的进口文件经所属单位领导审核签字、院进出口业务主管审核签字、院长审核签字后，相关业务人员按国家相关政策、领导审核意见办理进口付汇、核销。
十、因公临时出国（境）的申请及审批程序
（一）每出访团组需提交外方邀请信；
（二）领取（院办）并填写“因公出国（赴港澳）申请表”（说明邀请单位、出访目的、在外停留时间及出访费用等）；
（三）各级领导加批意见：部门领导---主管院领导---院长（如院长在外由主持工作的院领导审批）。
十一、因公临时出国（境）证照的办理程序
（一）每人领取（院办）并填写“出国（境）人员简况表”；
（二）提供近期光面免冠、正面大一寸素背景证件照片二张（背面用铅笔注明姓名）
二．负责院务会议、全院性行政会议和院职能部门联席会议的会务工作，并对会议决议执行情况进行跟踪、反馈信息；
三．负责草拟院年度工作总结和院长工作报告以及大事记、年鉴、综合性报告等；
四．负责起草、审核和印发院文件，文件的收发、传递、催办及文件整理和归档；
五．负责院行政印章的管理，院属单位印章的刻制和回收；
六．负责院级对外接待工作；
七．负责外事管理和接待工作；
八．负责外贸业务管理和电子商务开拓工作；
九．负责院保密委员会办公室日常工作和科技交流保密提醒制度规定的相关工作；
十．负责院知识产权保护管理办公室日常工作；
十一．归口管理院电讯网络中心，负责院局域网信息的审核、统计工作；
十二、负责院职能部门公务用车、用餐和办公物品采购及发放等院公共财政支出项目的管理；
十三、负责办公大楼、学术厅的管理；
十四、负责组织全院制度和政策执行情况年度检查工作；
十五、负责全院公费订阅报刊杂志的征订、审批及汇总。
院办公室业务办理程序：
一、院发文办理程序
（一）主办部门拟稿；
（二）相关部门会审；
（三）主办部门填写《发文处理表》并呈送主管院领导会签；
（四）主办部门将《发文处理表》和公文稿送交院办主任核稿；
（五）文书处理人员将已核公文稿呈送院长签发；
（六）文书处理人员对公文稿进行登记、编发文号；
（七）院办主任对公文稿进行复核；
（八）文书处理人员对公文进行打印、缮印、用印和分发。
注：若公文事项未涉及其它部门，则程序（二）可省略。
二、院收文办理程序
（一）由院机要交通员到市公文交换站签收上级机关、其它单位交换给我院的公文，交由文书处理人员进行登记。院领导和部门领导及其他人员，通过参加会议和其它办事渠道领取的公文，回院后交回给文书处理人员进行登记处理。
（二） 对收到的公文进行登记、编号，交由院办主任提出拟办意见，送院领导批示。
（三）经院领导批示后的文件，立即交承办单位进行办理。承办单位收到交办的公文后应当及时办理，确有困难的，应当及时说明。对不属于本部门职权范围或不宜由本单位办理的应当及时退回文书处理人员并说明理由。
（四）送院领导批示或交有关部门办理的公文，院办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
三、院公章使用办理程序
（一）广州有色金属研究院印章：
1、经办人填写《院章使用登记表》，并注明盖章事由；
2、本单位（部门）领导对盖章事由及所需的材料进行审核，并在《院章使用登记表》上签署意见和签字；
3、经办人将《院章使用登记表》送交主管院领导或院长审批；
4、经办人将《院章使用登记表》和需盖章的材料送院办负责盖章的人员办理。院办视盖章材料的重要程度保留一份备案。
（二）院办公室印章
1、经办人按要求填写介绍信、证明信或需用印的其它事项内容；
2、介绍信、证明信或需用印的材料由本单位（部门）领导审核签字；
3、经办人填写《院办公室印章使用登记表》，交院办领导审批签字；
4、凭经审批的《院办公室印章使用登记表》，将需用印的材料交院办盖章的人员办理。
（三）南方有色金属发展公司印章
1、经办人员填写《南方公司盖章审批表》，并注明盖章事由；
2、本单位（部门）领导对盖章事由及所需用印的材料进行审核并在《南方公司盖章审批表》上签署意见和签字；
3、院办公室领导对盖章事由及所需盖章的所有材料进行复核签字；
4、院领导对盖章事由进行审批签字；
5、经办人员将《南方公司盖章审批表》和所需盖章的材料交院办负责盖章的人员办理。
四、公文交换办理程序
将已密封好的公文送到院办公室机要员进行登记签收，统一送到公文交换站进行交换；密件必须告知机要员进行登记编号并标明密级；交寄人事档案必须贴好密封条、盖好密封章，交由院机要员登记编号签收，送到省机要通信局进行交寄。根据公文交换站的要求，在公文交换站只能进行公文交换，其它任何信件、贺年卡、照片、挂历等物品，不得在公文交换站交换，院机要员有权拒收。
五、机关职能部门公务接待院外用餐的申请及票据报销程序
（一） 接待单位经办人需填写《机关职能部门公务接待用餐申请表》，经部门负责人签字后报主管院领导审批；
（二）用餐发票需接待单位三人签名（原则上是经办人、证明人及部门负责人签名），并将发票按面额大小贴好交院办统一办理报销手续；
（三）如需用支票支付公务用餐费用，接待单位经办人凭审批后的用餐申请单到院办办理领用支票手续，用餐发票经三人签名后交院办统一办理销帐手续。
六、印章刻制与管理程序
（一）院属各单位因工作需要刻制公章，需填写申请表后报主管院领导审批。
（二）申请单位必须严格遵守院有关印章使用的管理规定，印章须有专人保管，对合同章，行政章等使用等要登记备案。
（三）所有印章须到院办公室办理备案手续。
七、机关职能部门办公用品申购、领用程序
（一）按要求填写《办公用品、器材购置申请表》，经部门负责人签字后于每月25日（节假日延顺）报送院办审批；
（二）计划外的办公设备、器材申购须经院长审批，计划内的经费专款专用，未经院长批准，不得调剂使用；
（三）各部门指定专人到院办办理领用登记手续，由办公用品管理员负责发放。
（四）属于固定资产的办公品（1000元以上，使用期一年以上）需办理固定资产入库手续；
（五）贵重或能回收的办公用品（硒鼓、墨盒、碳粉盒、电脑配件、
打印机等），领用时实行以旧换新。
八、出口核销单的领用及回单办理程序
（一）签定产品出口合同的同时向院进出口业务主管进行出口合同的报备，明确产品的品名、产品出口的目的地、产品的数量、单价、出口的日期、口岸等；
(二)产品发货前一个星期，将货物出口的日期及口岸通知管理和发放出口核销单的工作人员；
（三）产品出口前仔细填写《出口核销单申领表》，经所在单位负责人审核签字，院主管部门负责人审核签字，附上相应的出口合同到管理和发放出口核销单的工作人员处领用出口核销单；
（四）产品出口日起30天内必须返回出口核销单，返回出口核销单时须附上出口关单（出口核销联和出口退税专用联）、出口发票、出口合同及相关的出口文件；
（五）产品出口后，出口单位必须及时、积极地催回货款并将收汇情况及时告知院进出口业务主管，以便办理相应的出口核销及出口退税手续；
(六)院属单位应固定领用和管理出口核销单人员，并对已领用的出口核销单进行妥善的保管和有效的跟踪。
九、进口核销和付汇办理程序
（一）签定进口合同的同时向院进出口业务主管进行出口合同的报备，明确进口产品及其的用途、进口国、进口的数量、单价和进口日期等；
（二）进口货物到岸并检测合格时向院进出口业务主管申请进口付汇；
（三）进口付汇所需的文件有：进口付汇的申请报告、院内部转帐支票、进口发票、进口关单、进口合同及相关货物进口文件；
（四）相关的进口文件经所属单位领导审核签字、院进出口业务主管审核签字、院长审核签字后，相关业务人员按国家相关政策、领导审核意见办理进口付汇、核销。
十、因公临时出国（境）的申请及审批程序
（一）每出访团组需提交外方邀请信；
（二）领取（院办）并填写“因公出国（赴港澳）申请表”（说明邀请单位、出访目的、在外停留时间及出访费用等）；
（三）各级领导加批意见：部门领导---主管院领导---院长（如院长在外由主持工作的院领导审批）。
十一、因公临时出国（境）证照的办理程序
（一）每人领取（院办）并填写“出国（境）人员简况表”；
（二）提供近期光面免冠、正面大一寸素背景证件照片二张（背面用铅笔注明姓名）